Office Manager Anglais courant H/F – 42/45k€

Office Manager Anglais courant H/F – 42/45k€

Poste basé à Paris (08ème).

UNIK&CO recrute pour l’un de ses clients, filiale d’un groupe bancaire international, un Office Manager Anglais courant H/F à pourvoir en CDI sur Paris.

Rattaché(e) à la Responsable du service, vous évoluerez dans un contexte international au sein d’une équipe dynamique et agréable.

Vos missions s’articuleront autour de 4 axes principaux :

• Gestion de la vie au bureau/services généraux:
  • Accueillir les nouveaux arrivants
  • Garantir la qualité de vie au bureau pour l’ensemble de l’équipe en étant force de proposition et en faisant preuve de proactivité
  • Gérer les commandes de fournitures et l’ensemble des services généraux du plateau
  • Organiser les diners et autres évènements de l’équipe
  • Être force de proposition sur la gestion et l’optimisation des processus du service afin d’assurer un fonctionnement optimal

• Assistanat personnel de la Responsable – Chef de pays:
  • Responsable de la gestion de l’agendas, de l’organisation de réunions internes / externes, de l’organisation d’événements, de la réservation de voyages, d’hôtels et du courrier
  • Surveiller l’ordre du jour et les rapports
  • Assurer la gestion des appels téléphoniques et rendez-vous
  • Préparer les notes de frais

• Assistanat et support auprès de l’équipe (10 personnes):
  • Gestion des tâches administratives pour aider les membres de l’équipe
  • En charge de la gestion de la correspondance de base (courriers, scans, lettres recommandées…)
  • Responsable des archives et de la gestion de la documentation (documentation originale)
  • Exécution des rapports de l’équipe
  • Coordination des réunions d’équipe et gestion des réservations de salles de réunion
  • Responsable de la réservation de voyages, d’hôtels, …
  • Coordination avec les autres départements de la plateforme
  • Gestion des appels téléphoniques pendant leur absence
  • Préparation des rapports de dépenses
  • Accueil des clients pour les réunions

• Gestion du processus de facturation:
  • Enregistrement des factures
  • Processus d’approbation de signature
  • Rapports de dépenses et tableaux de bord
  • Gestion de la base de données de factures
  • Gestion des demandes entrantes liées aux factures

Profil recherché :

• Diplômé(e) d’un Bac+2/3 minimum en gestion de bureau, assistanat de gestion, de direction, secrétariat ou autre.
• Expérience de 2/3 ans minimum dans un poste similaire au sein d’un environnement international
• Excellentes compétences en gestion du temps / organisation, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités tout en faisant preuve d’attention aux détails, attitude structurée et de résolution de problèmes
• Très haut niveau de confidentialité
• Capacité à travailler de manière autonome mais également à pourvoir travailler en équipe et à fédérer
• Bonnes compétences interpersonnelles pour réseauter, communiquer et interagir avec les gens à l’interne et à l’externe
• Très bonnes compétences informatiques (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, etc.)
• Excellentes compétences en anglais (verbale et écrite), utilisation quotidienne de l’anglais.